Caven is ISO 27001-gecertificeerd Lees hoe we het deden

Reyns Advocaten

Hoe Reyns Advocaten zijn meetingworkflows stroomlijnde met Caven, verspreid over drie kantoren

Bedrijf
Reyns Advocaten
Kantoren
Beveren, Antwerpen en Gent
Sector
Advocatuur

01

Uitdaging

Reyns Advocaten is een Belgisch advocatenkantoor met meer dan vijfendertig advocaten en paralegals, verspreid over kantoren in Beveren, Antwerpen en Gent. Klantmeetings, zowel fysiek als online, vormen een belangrijk deel van de dagelijkse praktijk, en Reyns Advocaten zoekt voortdurend naar manieren om efficiënter te werken zonder in te boeten aan kwaliteit en vertrouwelijkheid.

Meetingnotities werden al bijgehouden met vertrouwde tools zoals OneNote, apps op een tablet en handgeschreven notities. Reyns Advocaten zag een kans om dat proces verder te stroomlijnen: minder tijd kwijt aan notities nemen en verwerken, zodat advocaten zich nog meer op de inhoud van het gesprek kunnen richten.

Voor een advocatenkantoor is efficiëntie alleen echter niet genoeg. Elke AI-oplossing moet ook voldoen aan de eisen van het kantoor op het vlak van kwaliteit, vertrouwelijkheid, beroepsgeheim en GDPR.

De lat lag vanaf het eerste gesprek duidelijk: de output moest goed genoeg zijn om op te vertrouwen en de tool moest consequent werken.

“Voor ons bepaalt de kwaliteit van de output alles. Als de output niet goed is, heeft de tool geen plaats in onze praktijk.”
Olivier Kerkhofs, Managing Associate, Reyns Advocaten

02

Oplossing

Reyns Advocaten koos voor een gefaseerde aanpak. Na een eerste gesprek en een demo in maart 2026 liep Olivier Kerkhofs, binnen het kantoor het aanspreekpunt voor AI-tools, een pilot van twee weken.

Wat in het dagelijkse gebruik het verschil maakte:

  • Geen bot in de call. Caven neemt op vanaf de eigen laptop van de advocaat, dus het werkt in Teams en op elk platform dat een klant kiest.
  • Ook fysieke meetings. Met de mobiele app van Caven volstaat een telefoon of iPad op tafel om een gesprek op kantoor vast te leggen.
  • Samenvattingen gemaakt voor juridisch werk. Caven herkent het type meeting en past een passend sjabloon toe. Bij langere meetings gaan de samenvattingen per onderwerp meer in detail. Het werkt ook in verschillende talen.
  • Persoonlijke communicatie en onboarding. Elke gebruiker werd persoonlijk ingewerkt door het Caven-team. Vaste check-ins tijdens de pilot zorgden ervoor dat feedback vroeg gedeeld kon worden, en vragen konden per e-mail rechtstreeks aan de oprichters gesteld worden.
  • Verwerking in de EU, geen training op klantgegevens. Opnames blijven in Europa en worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

Na de pilot koos Reyns Advocaten voor een gefaseerde uitrol: eerst een kleine groep voortrekkers, daarna geleidelijk in golven over de hele organisatie. Hun feedback ging ook rechtstreeks naar het product. Deze verzoeken kwamen op de roadmap van Caven:

  1. Uitgebreidere samenvattingen van langere meetings
  2. Betere manieren om de bibliotheek te ordenen
  3. Exports in de huisstijl van het kantoor
“Caven is een geweldige tool die onze dagdagelijkse praktijk als advocaat een pak efficiënter maakt. De samenvattingen zijn to the point en maken dat we tijdens meetings meer gefocust kunnen zijn op de inhoud, hetgeen de kwaliteit van de meeting sterk ten goede komt. Ook de technische ondersteuning van het team van Caven staat steeds klaar mocht er een probleem zijn. Kortom een topproduct!”
Ivan Reyns, Managing Partner, Reyns Advocaten

03

Resultaten

meetings vastgelegd en samengevat
~400
aan meetings vastgelegd, op elk moment doorzoekbaar
250+ uur
aan notities nemen en verslaggeving bespaard
~130 uur

Waarom kiezen voor Caven?

Geen bot in het gesprek

Caven neemt op vanaf uw computer of telefoon. Geen externe deelnemer, geen ongemakkelijke introducties en geen vendor lock-in.

Uw gegevens blijven in de EU

Alle opnames worden uitsluitend in de EU verwerkt. Nooit gebruikt om modellen te trainen, nooit gedeeld met derden.

Gebouwd in België, onder EU-recht

Caven is een Belgisch bedrijf zonder Amerikaans moederbedrijf. Audio wordt verwerkt op servers in de EU, en u kunt Caven in uw eigen cloud of on-premise hosten.

Automatisch de juiste samenvatting

Caven herkent het type vergadering en gebruikt een sjabloon op maat van uw sector, of een sjabloon gebouwd op uw eigen notities.

Elke vergadering doorzoekbaar

Elk gesprek wordt een gestructureerd verslag. Doorzoek uw volledige geschiedenis en stel de AI-copilot vragen over elke vergadering.

Hosting waar u wilt

Caven-cloud, uw eigen AWS, Azure of GCP, of volledig on-premise. ISO 27001-gecertificeerd en GDPR-conform.

Vragen?
Fijn dat u het vraagt.

Nog een vraag?

Neem contact op met ons team.

Praat met ons team